Spalanie dokumentów. Wady i zalety rozwiązania.

Przechowywanie wrażliwych danych osobowych oraz informacji zastrzeżonych wiąże się z ryzykiem dojścia do nich przez osoby nieupoważnione. Dlatego firmy poszukują rozmaitych sposobów na niszczenie zalegającej, niepotrzebnej już dokumentacji. Jedną z popularnych metod stanowi utylizacja poprzez spalanie dokumentów. Opowiemy pokrótce o wadach i zaletach tego rozwiązania, które wciąż cieszy się powodzeniem w lokalach firmowych i gospodarstwach domowych.

Nie każde przedsiębiorstwo ma do dyspozycji profesjonalny sprzęt niszczący, którego nabycie kosztuje pokaźną sumę pieniężną. Utylizacja poprzez spalenie wydaje się być zupełnie darmowa i nie podlega ograniczeniom przestrzennym. Może się odbywać w domowym kominku, ognisku na działce czy w piecu grzewczym. Tak wygląda teoria, jednak praktyka okazuje się nieco bardziej skomplikowana. W przypadku dokumentacji firmowej podlegającej pod wymogi RODO i dokumentów niejawnych, spalenie powinno się wiązać z dołączeniem protokołu i obecnością przynajmniej dwóch osób podczas procesu utylizacji. Widać zatem, że pełna zgodność z przepisami pociąga za sobą konieczność dodatkowych zabiegów, aby wszystko odbyło się w sposób bezpieczny.

Palenie dokumentów – zalety tego rozwiązania

Spalenie dokumentów księgowych lub innych formalności odnoszących się do utajnionej sfery działalności firmy, posiada kilka niezaprzeczalnych zalet. Pierwszą z nich są niskie lub zerowe koszty utylizacji. Palenie dokumentów w kominku wymaga jedynie konieczności transportu, co dla niewielkich ilości dokumentów nie stanowi problemu. Po drugie, domowe sposoby niszczenia dokumentów zapewniają niezależność i elastyczność pod względem czasu wykonania całej operacji. Właściciel firmy lub inna osoba upoważniona może to zrobić w dogodnym dla siebie terminie. Nie bez znaczenia pozostaje także szybkość całego procesu. Wystarczy wrzucić dokumenty do ognia, a po odpowiednio długim czasie trzeba jedynie usunąć popiół.

Spalanie dokumentów nie wiąże się z koniecznością zakupu specjalistycznych niszczarek, a cały proces od początku do końca można wykonać własnym nakładem sił.

Spalenie dokumentów księgowych– wady

Podstawową wadą spalania dokumentów staje się konieczność dostosowania się do wymogów RODO. Jak zostało wspomniane, każde spalenie dokumentacji powinno zostać potwierdzone protokołem zniszczenia, podpisanym przez co najmniej dwóch członków zarządu. Jednak nawet to nie daje gwarancji skutecznego dochodzenia praw w sądzie, jeśli dane osobowe w jakiś sposób by wyciekły. Domowa utylizacja informacji niejawnych w oczach systemu sądownictwa wciąż stanowi podrzędną metodę, która ma niski potencjał dowodowy w sprawie. Oddanie utylizacji w ręce profesjonalnej firmy całkowicie niweluje ten problem.

Spalanie wymaga też poświęcenia na to odpowiedniej ilości czasu. Należy upewnić się, że dokumenty zostały zniszczone w takim stopniu, że niemożliwe jest ich ponowne wykorzystanie. Wbrew pozorom, papier nie ulega natychmiastowemu spaleniu. Wie o tym każdy, kto próbował spalić grube pliki stron jednocześnie. Nawet po długim czasie warstwy wewnętrzne pozostają prawie nietknięte. Wyrzucenie ich do kosza w takim stanie nie gwarantuje pozbawienia osób nieuprawnionych do dostępu do informacji niejawnych.

Nie można też pomijać kwestii bezpieczeństwa. Spalanie papieru rodzi dużo intensywnego ognia w krótkim czasie, po którym w powietrzu unosi się dużo żarzących się iskier. Ryzyko pożaru nie może zostać zatem zignorowane.

Domowe sposoby niszczenia dokumentów (np. spalanie, cięcie, utylizacji w niewielkich komercyjnych niszczarkach) mogą służyć jako dodatkowy sposób na pozbycie się wrażliwej dokumentacji, jednak nie zastąpią one fachowych usług tego typu. Najlepszą metodą na całkowite niszczenie dokumentacji staje się wykorzystanie profesjonalnych urządzeń, które w szybki i bezpieczny sposób wykonają zadanie zniszczenia nawet dużych ilości dokumentów.