Niszczenie dokumentów w różnych branżach - jakie są specyficzne wymagania?

Niszczenie dokumentów — specyficzne branże

Konieczność niszczenia dokumentów regulowana jest przepisami. Wśród nich znajduje się RODO. Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych to unijne prawo dotyczące ochrony prywatności i danych osobowych, które weszło w życie 25 maja 2018 roku. Jego celem jest zwiększenie kontroli nad przepływem informacji wrażliwych w UE. Przepisy określają, które dane mogą być zbierane i przetwarzane oraz jakie są wymagania dotyczące ich ochrony. RODO wprowadza zasady minimalizacji, integralności i poufności danych, a także zasadę odpowiedzialności. W przypadku naruszenia przepisów organizacje mogą zostać ukarane wysokimi grzywnami. Niszczenie danych jest jednak związane nie tylko z RODO, ale także regulowane przez normy prawa krajowego, które dotyczą poszczególnych dziedzin życia. Istnieją specyficzne branże, w których kontrola nad dokumentacją ma szczególne znaczenie. Wśród nich znajduje się ochrona zdrowia. Szczegółowe przepisy precyzują, jak długo należy przechowywać określone informacje na temat pacjentów. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku informacji dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej. Czas przechowywania zeznań podatkowych, ale również informacji kadrowych jest dokładnie określony. Przepisy precyzują również, jak długo należy przechowywać akta sądowe. Śledzenie regulacji dotyczących specyficznych branż jest niezbędne, jeśli prowadzi się działalność w konkretnym obszarze.

Niszczenie dokumentów — zalety

Utylizacja dokumentów pozwala przede wszystkim wypełnić obowiązki przewidziane przez prawo. Dzięki temu można uniknąć odpowiedzialności karnej. Nie ma ryzyka, że przechowywane informacje dostaną się do wiadomości osób niepowołanych, które mogą je wykorzystać w celach przestępczych. W przypadku przetwarzania dużych ilości informacji utylizacja dokumentów stanowi jednak nie tylko sposób na realizację nałożonych obowiązków, ale pomaga uporządkować archiwum. Organizacje, które przetwarzają dane, aby wypełnić założone cele, stoją przed dużym wyzwaniem, szczególnie w dzisiejszych czasach, kiedy przepływ informacji jest ogromny. Regularne pozbywanie się dokumentów, które nie są już potrzebne, pozwala więc zoptymalizować działanie organizacji. Można zdecydować się na samodzielne niszczenie dokumentów, ale znacznie lepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy profesjonalistów.

W jaki sposób skorzystać z usługi niszczenia dokumentów?

W firmie Destroy&Recycling dbamy o to, aby zamówienie usługi niszczenia dokumentów było dla naszych klientów proste i intuicyjne. Na początku warto skontaktować się z naszym doradcą, aby ustalić szczegóły realizacji usługi. Cennik ustalany jest indywidualnie w zależności od charakteru realizowanego zlecenia. Możliwe jest zamówienie usługi utylizacji nośników danych w specjalnej niszczarni, ale również mobilne niszczenie dokumentów w siedzibie firmy. Ten sposób usuwania informacji sprawdza się szczególnie wtedy, gdy Klient chce na bieżąco obserwować cały proces. Mobilne niszczenie dokumentów zapewnia spokój umysłu i daje gwarancję skuteczności. W Destroy&Recycling dysponujemy ponadto specjalnymi instalacjami niszczącymi zlokalizowanymi w różnych miejscach na terenie Polski. Na czas transportu dokumentacja pakowana jest do specjalnych bezpiecznych pojemników, których otworzenie przez osobę niepowołaną jest niemożliwe. Podczas przejazdu auta śledzone są sygnałem GPS oraz nadzorowane przez konwojenta. Wszystkie zatrudnione przez nas osoby przeszły wieloetapową rekrutację i na bieżąco uczestniczą w kursach doszkalających. Każdy pracownik może przedstawić zaświadczenie o niekaralności, jest również zobowiązany do zachowania tajemnicy służbowej. Niszczenie dokumentów odbywa się w doskonale zabezpieczonych obiektach. Dostępu do nich bronią liczne bariery logiczne i fizyczne, nowoczesny system monitoringu, alarmy antywłamaniowe oraz specjalny system śluz. Niszczenie dokumentacji może zostać zarejestrowane na kamerze video. Masowe niszczenie dokumentów ma szczególnie znaczenie w sytuacji, gdy część archiwum przeznaczona do likwidacji jest bardzo obszerna. Wszystkie dokumenty utylizowane są zgodnie z normą ISO 21964. Po zakończeniu całego procesu wystawiamy fakturę i certyfikat, który można przedstawić w razie kontroli. Jeśli więc są Państwo przedstawicielami organizacji objętej koniecznością utylizacji dokumentacji, zapraszamy do skorzystania z usług naszej firmy. Pozwala to na zrealizowanie obowiązków nałożonych przez przepisy prawa.