Niszczenie dokumentów w kancelarii prawnej - jak pozbyć się dokumentów niejawnych?
W kancelariach prawnych przetwarzanych jest bardzo wiele informacji, które nie powinny trafić do wiadomości niepowołanych osób. Z dokumentami, które je zawierają, trzeba więc obchodzić się wyjątkowo ostrożnie, kiedy stracą aktualność zaś zutylizować je w bezpieczny sposób. Podjęcie decyzji o niszczeniu dokumentów niejawnych wymaga zastanowienia się nad tym, jaka metoda okaże się najlepsza w określonym przypadku. Jeśli nie chcą Państwo poświęcać energii na samodzielne zajmowanie się tą kwestią, firma niszcząca dokumenty dostarczy niezbędnych rozwiązań. Wsparcie ze strony wyspecjalizowanej w tym zakresie organizacji stanowi gwarancję, że utylizacja odbędzie się zgodnie z przepisami. W wielu przypadkach jest to najlepsze możliwe rozwiązanie. Zamówienie usługi bezpiecznego niszczenia dokumentów trwa tylko chwilę, a stanowi nieocenione ułatwienie w prowadzeniu tak odpowiedzialnego biznesu, jakim jest kancelaria prawna.
Niszczenie dokumentów niejawnych — dlaczego jest konieczne?
Niszczenie dokumentów niejawnych w kancelarii prawnej jest konieczne z kilku powodów. Pierwszym z nich jest regulowana przepisami konieczność ochrony danych osobowych. Informacje osobiste, ale również te, które dotyczą stanu zdrowia czy finansów powinny zostać zniszczone w momencie, kiedy ustanie powód do ich przetwarzania. W wielu innych przypadkach szczegółowe przepisy prawa regulują czas przechowywania dokumentacji, a po jego upływie należy ją zutylizować. Bezpieczne niszczenie dokumentów umożliwia również optymalizację procesów zachodzących w kancelariach poprzez przyspieszenie wszystkich przebiegających w nich czynności. Nie bez znaczenia jest również możliwość lepszego zarządzania przestrzenią. Dokumentacja zajmuje dużo miejsca, więc regularne usuwanie już niepotrzebnych papierowych kopii pozwala na skuteczniejsze utrzymywanie porządku.
Bezpieczne niszczenie dokumentów
Dokumenty, które zostały przeznaczone do utylizacji, należy zniszczyć w bezpieczny sposób tak, aby mieć pewność, że odtworzenie zawartych w nich informacji się nie powiedzie. Można to zrobić samodzielnie za pomocą niszczarki, ale w przypadku dużej ilości papieru jest to rozwiązanie nieefektywne, które zajmuje bardzo dużo czasu. Znacznie lepszą opcją jest skorzystanie z usług przeszkolonych w tym zakresie specjalistów. Profesjonalne niszczenie dokumentów stanowi gwarancję, że cały proces zostanie przeprowadzony w sposób bezpieczny. Dzięki powierzeniu utylizacji akt firmie o ugruntowanej na rynku renomie zleceniodawca może w pełni poświęcić się podstawowej działalności. Czynności przeprowadzane w kancelariach prawnych charakteryzują się wysoką rangą, ważne jest więc to, aby pracownicy mogli się na nich skupić. W przypadku popełnienia przez nich jakichkolwiek błędów merytorycznych konsekwencje mogą być dotkliwe dla klientów i poskutkować obniżeniem renomy kancelarii.
Zalety profesjonalnego niszczenia dokumentów
Profesjonalne niszczenie dokumentów ma wiele zalet. Skorzystanie z takiej usługi wiąże się z możliwością obniżenia kosztów utylizacji akt nawet o 50%. Zlecając to zadanie naszej firmie, zyskują Państwo pewność, że wszystko odbędzie się zgodnie z przepisami, w tym również RODO. Cała procedura jest bardzo intuicyjna. Po skontaktowaniu się z doradcą, do kancelarii zostaną dostarczone bezpieczne pojemniki, które następnie specjalnie przeszkoleni konwojenci przewiozą samochodem śledzonym przez GPS do niszczarni wyposażonej w nowoczesne urządzenia. Dokumentacja utylizowana jest zgodnie z normą ISO 21964. Możliwe jest ponadto mobilne niszczenie dokumentów, które pozwala na wykonanie usługi w siedzibie kancelarii. Na tę opcję warto się zdecydować, kiedy przechowywane dane mają wyjątkowo wysoką rangę. W obu przypadkach realizacją zlecenia zajmują się przeszkoleni specjaliści, którzy mogą przedstawić zaświadczenie o niekaralności. Są oni zobowiązani do przestrzegania tajemnicy służbowej, a ich pracę nadzoruje pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa.
Destroy to profesjonalna firma niszcząca dokumenty. Zapraszamy do kontaktu!