Niszczarka do biura - czy warto?

Niszczarka do biura - obowiązkowy czy dodatkowy element wyposażenia?

Niszczarka do biura to urządzenie, przy pomocy którego pozbywamy się nadmiaru papierów. Niektóre to nasze notatki, korespondencja czy spisy, niewymagające ani specjalnego przechowywania, ani tym bardziej zachowania odpowiedniej procedury w kontekście utylizacji. Inaczej jest natomiast z dokumentami zawierającymi dane chronione. Nie można ich zniszczyć obojętnie jakim sposobem - należy postępować tak, aby zawarte w nich informacje były nie do odtworzenia. W tym celu potrzebna będzie profesjonalna niszczarka do biura, a nie sprzęt, który nie spełnia obowiązujących przepisów i norm. Zakup urządzenia niszczącego jest dobrym rozwiązaniem jedynie w przypadku dokumentacji, która nie wymaga ochrony. Tymczasem profesjonalne niszczenie dokumentów musi zostać przeprowadzone przy użyciu odpowiedniej jakości sprzętu.

Profesjonalna niszczarka do biura - jak wybrać?

Jaka niszczarka do biura będzie trafnym wyborem? Producenci stosują różne hasła marketingowe, a najpopularniejsze z nich to „niszczarka zgodna z RODO”. Ten akt prawny budzi tyle niepokoju, co kontrowersji, dlatego wielu przedsiębiorców chętnie korzysta ze sprzętu, który rzekomo spełnia wymogi. Problem w tym, że RODO nie określa żadnych parametrów, jakimi powinna cechować się dobra niszczarka do biura. Warto więc zwrócić uwagę przede wszystkim na klasy utajnienia danych, które prezentują się następująco:

• P-1 - sprawdza się w przypadku dokumentów, które nie są tajne,
• P-2 - wykorzystujemy je przede wszystkim do niszczenia korespondencji,
• P-3 - niszczą dokumenty poufne,
• P-4 - przeznaczona do niszczenia dokumentów tajnych,
• P-5 - niszczarki tnące papier na paski o wielkości 2 mm ≤ 30 mm²,
• P-6 - przeznaczone dla instytucji rządowych i firm, które dysponują szczególnie tajnymi danymi,
• P-7 - wykorzystywane są do utylizacji dokumentów ściśle tajnych.

W biurach najczęściej wykorzystywane są niszczarki P-4 i P-5. Do niszczenia dokumentacji nietajnej i korespondencji można natomiast użyć niszczarki P-2. Warto też pamiętać, że urządzenie powinno utylizować nie tylko papier, ale również dyskietki czy płyty. Niszczenie nośników danych innych niż papier to w dobie dokumentacji cyfrowej bardzo istotne zagadnienie, na którym warto się skupić, kupując niszczarkę.

Ile kosztuje niszczarka do biura?

Zakup niszczarki biurowej to spore przedsięwzięcie finansowe. Modele z niższej półki, a więc takie, które nie nadają się do utylizacji dokumentów zawierających dane chronione, kosztują kilkaset złotych. Nie jest to dużo, jednak pamiętajmy, że niewiele też przy ich pomocy zniszczymy. Jeśli natomiast chcemy zainwestować w niszczarkę P-4 lub P-5 (czyli rekomendowaną dla firm), trzeba liczyć się ze znacznie większym wydatkiem. Najlepsza niszczarka do biura, która spełnia normy, a także jest intuicyjna oraz przystosowana do pracy w trybie ciągłym, kosztuje minimum kilka tysięcy złotych. W mniejszych firmach taka kwota może poważnie nadszarpnąć budżet, zwłaszcza że dokumentów najczęściej nie niszczy się tam każdego dnia. Z drugiej strony, kupowanie niszczarki tylko po to, aby zutylizować dokumenty niezawierające danych chronionych, wiąże się z dużym ryzykiem. Przedsiębiorca nie może być pewny, że każdy pracownik, przed skorzystaniem z urządzenia, sprawdzi dokładnie dokument. Zbyt duże ścinki powodują, że odtworzenie informacji tajnych jest możliwe, co pociąga za sobą ogromne ryzyko prawne.

Profesjonalne niszczenie dokumentów - nie tylko z własną niszczarką!

Jeszcze kilka lat temu w niemal każdej firmie można było spotkać niszczarkę. Dziś jednak podejście przedsiębiorców uległo zmianie, na co wpływ miały m.in. surowe przepisy dotyczące ochrony danych. Obecnie liczy się nie tylko utylizacja papieru, ale również niszczenie dysków twardych, będących nośnikami danych cyfrowych. Coraz większą popularnością cieszą się usługi outsourcingowe, które pozwalają wyprowadzić pewne procedury poza firmę. Tak też jest z niszczeniem dokumentów - coraz częściej zajmuje się tym podmiot zewnętrzny, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, a dodatkowo scedować odpowiedzialność. W firmach, które z jakichś powodów nie wywożą dokumentacji poza biuro, istnieje możliwość przeprowadzenia operacji, jaką jest mobilne niszczenie dokumentów. Nowoczesne rozwiązania technologiczne i organizacyjne sprawiają więc, że zakup własnej niszczarki do biura jest zbędny. Zdecydowanie lepiej skorzystać z usług profesjonalistów, zamiast tracić cenne zasoby, a także ryzykować wyciek danych. Usługa niszczenia dokumentów skierowana jest do małych i dużych firm o różnych profilach działalności, a także instytucji publicznych.