Które dokumenty można wyrzucić w 2023, a które trzeba zarchiwizować?

Archiwizacja dokumentów

Archiwizacja dokumentów stanowi nieocenioną pomoc w porządkowaniu danych. Dzięki niej możliwe jest odzyskanie pełnej kontroli nad zgromadzonymi informacjami. Zbiory powinny być prowadzone przejrzyście i rzetelnie. Profesjonalna archiwizacja dokumentów umożliwia dokładne uporządkowanie i klasyfikację dokumentów, a także oznaczenie ich w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami. Pomagamy opracować Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt, a także przejrzystą instrukcję kancelaryjną oraz archiwalną. Dzięki sprawnie przeprowadzonej archiwizacji można zdecydować się na wydzielenie akt, których okres przechowywania już minął. Kolejnym krokiem jest zaś ich utylizacja, która również powinna się odbyć w bezpieczny sposób. Dokumenty pakowane są do specjalnych pudeł archiwizacyjnych i przechowywane w bardzo dobrze chronionych budynkach. W naszej firmie do przeprowadzenia archiwizacji dokumentów zatrudniamy jedynie najlepiej wykwalifikowanych specjalistów, którzy ukończyli specjalne kursy, a ponadto zobowiązani są do przestrzegania tajemnicy służbowej.

Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów poza siedzibą firmy jest dobrym rozwiązaniem w przypadku organizacji, które dysponują obszernymi archiwami. Dzięki powierzeniu zarządzania aktami profesjonalistom można zwolnić przestrzeń w biurze i skoncentrować się na bardziej strategicznych obszarach związanych z prowadzeniem biznesu. Akta przechowywane są z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa. Pomieszczenia chronione są na wiele różnych sposobów. Wśród nich znajduje się kontrola temperatury i wilgotności powietrza, instalacja przeciwpożarowa, systemy antywłamaniowe, ale również lokalna ochrona 24/7 i monitoring. Dostęp do pomieszczeń jest autoryzowany.

Niszczenie dokumentów

W przypadku wielu rodzajów akt po upływie określonego czasu przechowywania konieczne jest przeprowadzenie niszczenia dokumentów w sposób regulowany przepisami prawa. Jeśli są one składowane w formie papierowej, można to zrobić samodzielnie, przeważnie jednak rozmiar archiwów w firmach i instytucjach jest zbyt duży, aby poradzić sobie w ten sposób. W takich sytuacjach konieczne jest skorzystanie z profesjonalnej pomocy. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku, gdy informacje przechowywane są na nośnikach cyfrowych. Ich skasowanie jest niewystarczające, więc trzeba postawić na fizyczne zniszczenie dysku. Profesjonalna utylizacja dokumentów przebiega zgodnie z normą ISO 21964.

Które dokumenty można wyrzucić w 2023

Jeśli zastanawiasz się, które dokumenty można wyrzucić w 2023, musisz wiedzieć, że odpowiedź nie jest jednoznaczna. Akta przeznaczone do zniszczenia należy wytypować w zależności od tego, jaki jest ich okres przechowywania regulowany przepisami prawa. W zależności od rodzaju dokumentów przepisy mogą się różnić. Dlatego w każdym przypadku do utylizacji należy podchodzić indywidualnie. Dobry przykład stanowią na przykład akta podatkowe, które trzeba przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego. W przypadku dokumentów, które przeznaczone są dla ZUS wszystkie, które zostały złożone po 1 stycznia 2012 roku, również trzeba składować przez 5 lat. Warto jednak także mieć świadomość, że osobne przepisy dotyczą dokumentacji medycznej, firmowej, czy akt sądowych. Każdy z tych obszarów regulowany jest w inny sposób, konieczna jest więc znajomość szczegółowych norm, aby móc się do nich stosować. Warto pamiętać, jak ważną rolę pełni profesjonalne niszczenie dokumentów.