Jakie dokumenty z sądowego archiwum mogą zostać zniszczone?
Sądy przechowują akta prowadzonych spraw. Są to informacje dużej rangi, które po upływie określonego czasu powinny zostać zniszczone. W zależności od tego, czego dokładnie dotyczą takie dokumenty, okres ich przetrzymywania może być inny. Warto jednak pamiętać, że utylizacja musi przebiegać z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa, aby na pewno nie doszło do wycieku.
Niszczenie dokumentacji sądowej — kiedy należy to zrobić?
Niszczenie dokumentacji sądowej podlega ścisłej regulacji. Musi być ono zawsze przebiegać w zgodzie z obowiązującymi przepisami. Dokumentacja sądowa w sprawach cywilnych powinna być przechowywana przez okres 50 lat od dnia uprawomocnienia się wyroku lub innej decyzji kończącej postępowanie. W przypadku spraw karnych akta należy zniszczyć po upływie 30 lat od dnia prawomocnego zakończenia postępowania karnego. Ich dalsze przetrzymywanie powyżej tego okresu nie jest uzasadnione.
Konieczne jest nie tylko przestrzeganie przepisów polskiego prawa, ale również regulacji związanych z ochroną danych osobowych. Rozporządzenie o ochronie danych (RODO) obowiązuje we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Sąd może ponadto wyrazić zgodę na zniszczenie dokumentów, jeżeli uzna to za uzasadnione. Decyzja może wynikać z potrzeby zwolnienia miejsca, które jest niezbędne do przechowywania akt. Warto jednak również pamiętać o konieczności zabezpieczenia interesów osób nieletnich. Po zakończeniu wszystkich postępowań związanych z daną sprawą i uprawomocnieniu się wyroku lub decyzji dokumenty również mogą zostać zniszczone.
Utylizacja dokumentów procesowych
Dokumenty sądowe mają szczególną rangę, trzeba więc zadbać o to, aby zostały zniszczone w bezpieczny sposób. Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, specjalizującej się w takich działaniach. Akta przechowywane w formie papierowej pakowane są do specjalnych bezpiecznych pojemników i śledzonym przez GPS autem transportowane do specjalnej niszczarni. Dostępu do budynków, w których przebiega utylizacja dokumentów procesowych, bronią liczne bariery logiczne i fizyczne.
Instalacje niszczące, których używamy, charakteryzują się wyjątkową wydajnością. Materiały utylizowane są zgodnie z normą ISO 21964, która stanowi międzynarodowy standard w tej dziedzinie. Możliwe jest ponadto zamówienie mobilnego niszczenia dokumentów. Akta nie opuszczają w tym wypadku swojej pierwotnej lokalizacji. Jest to wyjątkowo przydatne w przypadku sądów, które przetwarzają wyjątkowo wrażliwe dane. Profesjonalne niszczenie dokumentów jest procedurą przebiegającą z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa. Dzięki zamówieniu takiej usługi nie ma obaw, że jakiekolwiek kwestie zostaną niedopilnowane.
Niszczenie elektronicznych nośników informacji
Jeśli informacje zostały zapisane na elektronicznych nośnikach (dyskach twardych, kartach pamięci USB lub płytach CD/DVD), sytuacja wygląda jeszcze inaczej. Danych nie wystarczy skasować, ponieważ możliwe jest ich łatwe odzyskanie. Dopiero fizyczna utylizacja sprzętu stanowi gwarancję, że nikt niepowołany nie zapozna się z zapisaną treścią. Niszczenie nośników danych jest niezwykle ważnym zagadnieniem i nie można do niego pochodzić lekkomyślnie.
W naszej firmie stosujemy metodę demagnetyzacji. Silny impuls magnetyczny powoduje nieodwracalne uszkodzenie nośników informacji. Ponowne zapisanie danych staje się niemożliwe. Za realizację usługi odpowiada zweryfikowany personel. Wszystkie zatrudnione przez nasz osoby posiadają zaświadczenie o niekaralności i zobowiązane są do przestrzegania tajemnicy służbowej. Ich pracę nadzoruje pełnomocnik ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Zapoznaj się z ofertą Destroy&Recycling, aby poznać więcej szczegółów. Zamówienie usługi niszczenia elektronicznych nośników informacji pozwala na uniknięcie niepotrzebnego stresu związanego z utylizacją danych. Dzięki temu masz pewność, że nie spotkają Cię żadne przykre konsekwencje związane z zaniechaniem.