Jak przygotować dokumenty do zniszczenia?

Jak przygotować akta do zniszczenia - krok po kroku

Prowadzisz firmę i zastanawiasz się, czy niszczysz dokumenty w prawidłowy sposób? Podpowiemy, jak przygotować akta do zniszczenia, aby cała procedura odbyła się zgodnie z przepisami. Przygotowanie dokumentów nie jest trudne, jednak wymaga uwagi. Oto instrukcja krok po kroku.

Krok 1 - sprawdzenie dat

Zanim dokumenty zostaną oddane do zniszczenia, należy sprawdzić, czy zgodnie z prawem można pozbyć się ich z archiwum. Trzeba przy tym pamiętać, że poszczególne dokumenty mają różne okresy archiwizacji. Na przykład dokumentację księgową przechowujemy 5 lat, natomiast akta osobowe pracowników 10 lub nawet 50 lat, w zależności od konkretnego przypadku. Sprawdzenie dat jest o wiele prostsze, jeśli dokumenty zostały zarchiwizowane w prawidłowy sposób. Wtedy też wystarczy tylko upewnić się, że poszczególne teczki można oddać do zniszczenia.

Krok 2 - przygotowanie papierów

Gdy już wiemy, które papiery będzie można zutylizować, warto wyciągnąć je z segregatorów. Profesjonalne niszczenie dokumentów nie wymaga natomiast rozszywania, wyciągania z koszulek czy teczek. Niemniej jednak można zachować tego typu akcesoria biurowe - w przeciwnym razie zostaną one zniszczone razem z dokumentami. Nowoczesne niszczarki przemysłowe dobrze radzą sobie nie tylko z papierem, ale również z innymi elementami.

Krok 3 - przygotowanie innych nośników danych

Papier nie jest już jedynym nośnikiem danych - coraz częściej dokumenty przechowujemy w formie cyfrowej, a ich utylizacja może stanowić pewne wyzwanie. Wszystko dlatego, że nie wystarczy wykasowanie plików. W ten sposób generujemy ryzyko odtworzenia informacji. Bardzo ważne jest więc prawidłowe niszczenie nośników danych, które powoduje ich trwałe uszkodzenie. Celem utylizacji dokumentów trzeba sprawdzić zawartość:

• płyt CD,
• pendrive,
• dysków twardych,
• innych nośników.

Podobnie jak w przypadku papieru, dokładnie sprawdzamy, jakie pliki znajdują się na poszczególnych nośnikach i czy zgodnie z przepisami może je zutylizować. Jest to bardzo istotny etap, ponieważ późniejsze odzyskanie informacji nie będzie możliwe.

Jak przygotować dokumenty do zniszczenia?

Wiesz już, jak przygotować dokumenty do niszczenia - zarówno te w formie papierowej, jak i cyfrowej. Najlepiej robić to raz w roku, ewentualnie częściej, jeśli firma proceduje bardzo duże ilości dokumentów. Po przygotowaniu akt można poddać je utylizacji. Niektórzy przedsiębiorcy niszczą dokumenty we własnym zakresie, jednak dobrym rozwiązaniem jest współpraca z podmiotem zewnętrznym. Usługa outsourcingowa, jaką jest niszczenie dysków twardych, nośników danych i dokumentów papierowych, pozwala zaoszczędzić sporo cennego czasu, a także zyskać pewność, że cała procedura odbywa się zgodnie z prawem. Po stronie przedsiębiorcy wciąż leży przygotowanie akt, jednak, korzystając z kolejnej usługi, jaką jest archiwizacja, można scedować ten obowiązek na usługodawcę. Specjaliści doskonale wiedzą, jak przygotować akta do utylizacji, zatem mamy pewność, że zrobią to w sposób prawidłowy.

Jak wygląda profesjonalne niszczenie dokumentów?

Firma specjalizująca się w utylizacji dokumentów przeprowadza operację na kilka sposobów. Pierwszym jest metoda bezpiecznych pojemników, która polega na składowaniu akt w przeznaczonych do tego pojemnikach. Dzięki temu przygotowanie do niszczenia jest jeszcze prostsze, ponieważ dokumenty odkładane są na bieżąco. Nie trzeba więc zastanawiać się, jak przygotować akta do utylizacji. Druga metoda to mobilne niszczenie dokumentów. Odbywa się ono w siedzibie usługobiorcy i dotyczy tych akt, które z pewnych powodów nie mogą zostać przewiezione do niszczarni. Zupełnie inaczej wygląda natomiast niszczenie nośników danych, w tym dysków twardych. Najważniejszym elementem całej procedury jest demagnetyzacja, dzięki której odtworzenie informacji nie będzie możliwe.

Jak przygotować akta do niszczenia - o tym warto pamiętać

Wielu przedsiębiorców wciąż zastanawia się, jak przygotować akta do niszczenia, nie popełniając przy tym podstawowych błędów. Najistotniejsze jest wyznaczenie konkretnych procedur oraz osób, które będą odpowiedzialne za przygotowanie dokumentacji. Niezwykle istotną rolę odgrywają daty - trzeba mieć pewność, że dany element można bezpiecznie zniszczyć. Choć przygotowanie dokumentacji pozostaje po stronie przedsiębiorcy, nawet jeśli korzysta on z pomocy profesjonalnej firmy, specjaliści pomogą wypracować odpowiednie procedury. Podpowiedzą, co jest najważniejsze w przygotowywaniu akt oraz z jaką częstotliwością należy je niszczyć. Są to osoby z dużą wiedzą i doświadczeniem, dlatego można zaufać ich kompetencjom. Niszczenie dokumentów to obowiązek każdego przedsiębiorcy, i choć nie można od niego uciec, warto dołożyć wszelkich starań, aby nie był zanadto uciążliwy.