Jak KSeF wpłynie na faktury papierowe?

KSeF - dla kogo obowiązkowy?

Krajowy System e-Faktu to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów celem wystawiania, odbierania i archiwizowania faktur w formie elektronicznej. Jest to odpowiedź na rosnącą potrzebę cyfryzacji i ochrony środowiska naturalnego. KSeF będzie obowiązkowy:

• Od 1 stycznia 2026 roku - dla podmiotów dużych (których obrót w roku ubiegłym przekroczył 200 mln złotych),
• Od 1 kwietnia 2026 roku - dla pozostałych podmiotów.

Pierwotnie już od lipca 2024 roku podmioty gospodarcze miały wystawiać faktury przy pomocy KSeF. Od kiedy obowiązkowy będzie ten program? W praktyce większość firm zacznie z niego korzystać dopiero za niecałe 2 lata. Wynika to z konieczności dostosowania systemów i wypracowania rozwiązań prawnych, na przykład w zakresie pełnomocnictw dla biur rachunkowych. Szczegóły nie są jeszcze do końca znane, jednak Ministerstwo Finansów dokłada starań, aby firmy jak najszybciej mogły korzystać z nowego systemu. Co istotne, nie służy on księgowaniu, a jedynie wystawianiu i odbieraniu faktur. Przy jego pomocy dokumenty sprzedażowe można również archiwizować. Trzeba też pamiętać, że obowiązek, jakim jest niszczenie nośników danych, na których zapisane będą faktury, wciąż leży po stronie przedsiębiorców.

Jakie podmioty nie będą musiały wystawiać faktur w KSeF?

Nie wszyscy przedsiębiorcy podchodzą entuzjastycznie do nowego systemu. Tymczasem nie będzie dotyczył on wszystkich. Jakie podmioty nie wystawiać faktur w KSeF? Ze zwolnienia mogą korzystać:

• podatnicy zagraniczni,
• wystawiający faktury rozliczane w ramach procedury nieunijnej One Stop Shop,
• wystawiający faktury sprzedaży na odległość towarów importowanych,
• wystawiający faktury z tytułu okazjonalnego przewozu drogowego osób,
• wystawiający faktury na rzecz konsumentów, a nie przedsiębiorców, osób prawnych i innych, prowadzących działalność gospodarczą,
• wystawiający faktury na czynności objęte zwolnieniem z podatku.

Niektóre podmioty będą musiały prowadzić działania hybrydowe, czyli wystawiać część faktur w KSeF, a część poza nim. Przykładem są firmy, które prowadzą sprzedaż na rzecz innych podmiotów gospodarczych oraz osób fizycznych.

Co KSeF oznacza dla procesu obiegu faktur?

Nowy system to dla wielu przedsiębiorców kolejny obowiązek, jednak tym razem MF przewidziało pewne uproszczenie, jakie docelowo daje KSeF. Dla kogo będzie on dobrym rozwiązaniem? Przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy dotychczas korzystali z płatnego programu do wystawiania faktur oraz dla tych, którzy długo oczekiwali na fakturę od kontrahenta. Obecnie wszystko będzie w jednym systemie, z którego przedsiębiorcy będą korzystać za darmo. Sama adaptacja systemu oczywiście wiąże się z pewnymi kosztami, jednak te w dobie cyfryzacji wydają się nieuniknione. Jak wspomniano, KSeF nie jest programem do księgowania, dlatego wszelkie czynności rachunkowe odbywają się poza nim. KSeF nie zdejmuje z przedsiębiorców obowiązku, jakim jest utylizacja dokumentacji papierowej ani niszczenie dysków twardych. Faktem jest jednak, że od 2026 roku nie będzie trzeba przechowywać faktur w osobnej pamięci, ponieważ wszystko zapisane będzie w systemie.

KSeF a faktury papierowe

Jaki wpływ na faktury papierowe będzie miał KSeF? Dla kogo obowiązkowy, od kiedy i na jakich zasadach, już wiadomo. Pozostaje jednak pytanie, co z samymi fakturami? Docelowo KSeF ma wyeliminować faktury w formie papierowej. Przedsiębiorcy wciąż będą mogli je wystawiać, ale nie będą miały one mocy prawnej, a wyłącznie informacyjną - chyba że podmiot ma prawo do zwolnienia z KSeF. Likwidacja faktur papierowych podyktowana jest oczywiście ochroną środowiska naturalnego. Twórcy koncepcji zakładają, że dla przedsiębiorcy nie będzie opłacalne drukowanie faktur, skoro i tak są one stale dostępne w systemie. Już dziś wiele z nich ma formę elektroniczną tyle, że są przechowywane na prywatnych dyskach. Profesjonalne niszczenie dokumentów skupia się więc na utylizacji innych niż papier nośników danych.

Co KSeF oznacza dla przedsiębiorców?

W dobie cyfryzacji i uszczelniania systemu podatkowego rozwiązaniem, które musi zaadaptować większość przedsiębiorców, jest KSeF. Faktury w formie elektronicznej będą przyjmowane przez system, a te, które będą w obiegu poza nim, nie uzyskają mocy prawnej. Zmiany nie dotkną jednak dokumentacji wystawionej przed wejściem w życie przepisów. Oznacza to, że dawnych faktur nie trzeba będzie poddawać procesowi cyfryzacji. Będzie można przechowywać je i utylizować w tradycyjny sposób bądź stosując nowoczesną metodę, jaką jest mobilne niszczenie dokumentów. Aby w jeszcze większym stopniu odciążyć firmę od pracy papierowej, warto skorzystać z usług zewnętrznego podmiotu, który specjalizuje się w niszczeniu różnego typu dokumentacji.