Dlaczego ważne jest profesjonalne niszczenie dokumentów?
Profesjonalne niszczenie dokumentów jest ważne z wielu powodów, które trzeba mieć na względzie, planując sposób postępowania z archiwum w organizacji. Zazwyczaj zawierają one poufne informacje (np. dane osobowe), do których nie powinny mieć dostępu osoby niepowołane, więc trzeba zachować wszelkie środki ostrożności. Ponieważ samodzielna utylizacja dokumentacji jest trudna, najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy, której pracownicy doskonale wiedzą, jak postępować z nieaktualnymi informacjami. Możliwe jest zamówienie skuteczniej utylizacji papieru, jeśli jednak dane przechowywane są na nośnikach cyfrowych, warto zdecydować się na niszczenie dysków twardych. W Destroy&Recycling pomożemy Państwu uporządkować nawet najbardziej przepastne archiwum. Warto się do nas odezwać, aby uniknąć niepotrzebnego stresu.
Dlaczego niszczenie dokumentów jest konieczne?
Sposób przechowywania i niszczenia ważnych danych regulują przepisy prawa. Można wśród nich wyróżnić RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych dotyczące obiegu informacji na terenie całej Unii Europejskiej. Podmioty przetwarzające dane powinny je na bieżąco niszczyć, jeśli cel ich przechowywania się zdezaktualizował. Szczegółowe regulacje pojawiają się jednak również w przepisach prawa krajowego dotyczących konkretnych dziedzin życia. Dokumentacja dotycząca finansów (spraw podatkowych i kadrowych), ale również ochrony zdrowia musi być przechowywana przez określony czas, a następnie powinna zostać zniszczona. Przestrzeganie prawa jest konieczne, aby uniknąć kar, które mogą być dotkliwe. Warto również zauważyć, że przepisy zostały stworzone, aby chronić wrażliwe informacje przed wyciekiem. Ich przedostanie się do wiadomości osób niepowołanych, mogłoby stanowić pretekst do popełnienia przestępstwa, na przykład kradzieży tożsamości. Nie są one więc nieuzasadnione.
Zalety niszczenia dokumentów
Przed zamówieniem usługi warto poznać zalety niszczenia dokumentów. Najważniejszą z nich jest oczywiście możliwość dopełnienia nałożonych przepisami prawa obowiązków, co pozwala uniknąć niepotrzebnego stresu. Profesjonalne firmy zajmujące się utylizacją dokumentacji, a wśród nich również Destroy&Recycling gwarantują ponadto, że proces usuwania wrażliwych danych odbędzie się z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa. Można zdecydować się nie tylko na utylizację papierowych kopii, ale również cyfrowych nośników danych. Niszczenie dysków twardych, czy płyt CD jest znacznie trudniejsze i trudno to zrobić we własnym zakresie. W obu przypadkach macie Państwo jednak pewność, że powierzone nam nośniki informacji zostaną zniszczone w sposób, który pozwoli na ich ponowne wykorzystanie. W dzisiejszych czasach recykling ma ogromne znaczenie. Wśród zalet niszczenia dokumentów można także wymienić możliwość zwolnienia przestrzeni w siedzibie organizacji. Archiwum często zajmuje dużo miejsca i jeśli nie jest odpowiednio uporządkowane, a informacje na bieżąco usuwane, może się okazać, że utrudnia rozwój organizacji. Powierzenie niszczenia dokumentów zewnętrznej firmie pozwala również oszczędzić czas, a często i pieniądze. Dotyczy to szczególnie sytuacji, kiedy zgromadzona dokumentacja jest bardzo obszerna. Mając na względzie wszystkie te korzyści, warto zdecydować się na zamówienie usługi profesjonalnego niszczenia dokumentów.
Niszczenie dokumentów — jak przebiega?
W firmie Destroy&Recycling możemy zaproponować Państwu wiele rozwiązań, które usprawniają proces niszczenia dokumentów. Podczas rozmowy z konsultantem ustalane są szczegóły realizacji zlecenia. Cena za każdym razem ustalana jest indywidualnie. Dokumenty mogą zostać zutylizowane w specjalnie do tego przeznaczonych budynkach lub na terenie Państwa organizacji. Mobilne niszczenie dokumentów sprawdza się wtedy, kiedy chronione informacje nie mogą wydostać się poza siedzibę firmy. Jeśli jednak zapadnie decyzja o zamówieniu tradycyjnej usługi nośniki danych pakowane są do bezpiecznych pojemników wykonanych z aluminium lub wysokogatunkowego plastiku. Transport do niszczarni odbywa się specjalnym samochodem śledzonym przez sygnał GPS i jest nadzorowany przez wyszkolonego konwojenta. Dysponujemy nowoczesnym, bardzo wydajnym sprzętem niszczącym. Papier przerabiany jest na ścinki, a cyfrowe nośniki danych poddajemy procesowi demagnetyzacji. To metoda, która uniemożliwia ponowne odczytanie informacji, nawet przez specjalistów z dziedziny nowoczesnych technologii. Obiekty, w których przeprowadzana jest utylizacja, są chronione i monitorowane przez 24/7, a dostęp do nich jest zabezpieczony między innymi poprzez zaawansowany system śluz. Co istotne mają Państwo gwarancję, że niszczenie nośników danych odbywa się zgodnie z normą ISO 21964, która stanowi międzynarodowy standard w tej dziedzinie. Za realizację usługi odpowiadają wysoko wykwalifikowani pracownicy, którzy przeszli wieloetapową rekrutację. Wszyscy zobowiązani są do przestrzegania tajemnicy służbowej i mogą przedstawić zaświadczenie o niekaralności. Praca w naszej firmie nadzorowana jest przez pełnomocnika ds. zintegrowanego systemu jakości i bezpieczeństwa. Na końcu otrzymują Państwo fakturę i certyfikat zniszczenia dokumentów, który można okazać w razie kontroli. Wśród dostępnych usług znajduje się również realizacja nagrania video wykonanego kolorową kamerą, na którym widać cały proces utylizacji dokumentacji. Działamy bardzo szybko i sprawnie, a Klient musi jedynie przygotować nośniki danych przeznaczone do zniszczenia. Na kolejnych etapach zaangażowanie zamawiającego nie jest konieczne.