Czym jest brakowanie dokumentów?

Co to jest brakowanie dokumentacji i w jaki sposób powinno być ono przeprowadzone? Pytanie to zadaje sobie wielu właścicieli firm z bardzo rozmaitych branż w momencie, gdy przestrzeń przeznaczona na archiwum danego przedsiębiorstwa zaczyna okazywać się niewystarczająco duża w stosunku do zwiększających się potrzeb. Poniżej wyjaśniamy zatem, co skrywa się pod tym pojęciem, a także wyszczególniamy najważniejsze aspekty, na które powinno się kłaść nacisk podczas profesjonalnie wykonywanego brakowania dokumentów. Serdecznie zapraszamy do lektury.

Brakowanie dokumentacji – co to jest?

Jeśli chodzi o brakowanie dokumentacji, definicja podręcznikowa może wydawać się nieco enigmatyczna i niejasna. W ogólności sprowadza się ona do wskazania, że proces ten polega na trwałym usunięciu i zniszczeniu pewnej części dokumentów, z których ma powstać zbiór archiwalny. Co oznacza to jednak w praktyce?

W rzeczywistości brakowanie dokumentów to procedura wieloetapowa, na którą składa się ciąg wykonywanych w określonej kolejności czynności. Pierwszą z nich jest weryfikacja dokumentacji pod kątem jej okresu ważności w kontekście obowiązujących przepisów, a także w zakresie jej przydatności dla danej instytucji. Następnie z uzyskanej kolekcji należy wyszczególnić te, które zostaną umieszczone w państwowym archiwum oraz wyselekcjonować te, które kwalifikują się do zniszczenia.

Warto w tym miejscu podkreślić, że nie każda dokumentacja podlega obowiązkowi archiwizacji. Co do zasady dzieli się ona bowiem na dwie kategorie:

• A – obejmująca konieczne do brakowania dokumenty pochodzące od instytucji objętych nadzorem archiwalnym,
• B – uwzględniająca rozmaitego rodzaju akta wytwarzane przez niemal wszystkie obecne na rynku przedsiębiorstwa, dotyczące m.in. pracowników, zagadnień medycznych, finansowych czy płacowo-kadrowych.

W rezultacie dokonywanego przeglądu dokumentacji konieczne jest uzyskanie materiałów archiwalnych (jeśli takowe istnieją w danej firmie), koniecznych do przekazania właściwemu państwowemu archiwum, a także wyodrębnienie aktów niearchiwalnych, o przeterminowanej karencji wraz ze sporządzenie ich spisu oraz protokołu oceny.

Efektem brakowania dokumentacji musi być wyszczególnienie ściśle określonego zbioru dokumentów zaplanowanych do zniszczenia, a następnie skorzystanie z odpowiednich narzędzi umożliwiających bezpieczne i profesjonalne przeprowadzenie tej czynności.

Dlaczego warto korzystać z usługi brakowania dokumentów?

W przypadku firm objętych nadzorem archiwalnym brakowanie dokumentów stanowi przymus wynikający bezpośrednio z obowiązujących w Polsce przepisów prawnych. Jeżeli chodzi natomiast o przedsiębiorstwa pozostałe, nie są one obłożone takim obowiązkiem, jednak również w przypadku wielu z nich jest to rozwiązanie konieczne do rozważenia. Okresowe prace tego rodzaju umożliwiają bowiem utrzymanie stałego porządku w aktach danej firmy, a przy współpracy z profesjonalnym partnerem, gwarantują także bezpieczeństwo zawartych w nich poufnych lub ważnych z perspektywy przewagi konkurencyjnej informacji. Przy wyrzucaniu dokumentów na śmietnik istnieje poważne ryzyko tego, że wpadną one w niepowołane ręce, a dana firma wyjawi w ten sposób swoje tajemnice handlowe lub wrażliwe dane personelu.