Archiwizowanie akt osobowych pracowników - ile lat i w jaki sposób?
Konieczność archiwizowania akt osobowych jest regulowana przepisami prawa. Pracodawcy zobowiązani są do przechowywania dokumentacji dotyczącej pracowników przez określony czas. Istotny jest nie tylko okres archiwizacji, ale również sposób, w jaki informacje są przechowywane. Aby mieć pewność, że wszystkie szczegóły zostały dopilnowane, warto zwrócić się o pomoc do profesjonalnej firmy. Specjaliści korzystają ze sprawdzonych procedur, które znacząco ułatwiają utrzymanie porządku.
Archiwizacja akt osobowych — ile lat?
Wiele osób frapuje archiwizacja akt osobowych — ile lat należy je przechowywać. Obowiązujące w Polsce przepisy dotyczące archiwizacji akt osobowych wynikają m.in. z ustawy o ochronie danych osobowych. Istnieją jednak również inne akty prawne, które są brane pod uwagę. Przechowywanie akt osobowych powinno odbywać się zgodnie z zasadą proporcjonalności, co oznacza, że dokumenty muszą być składowane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego dane zostały zebrane, a potem należy je zniszczyć.
Dokumentacja związana z zatrudnieniem (np. umowy o pracę) powinna być przechowywana przez okres 50 lat od ustania stosunku pracy. Dokumenty kadrowe należy składować przez okres 10 lat. W przypadku dokumentacji medycznej, takiej jak karty pacjenta, przewiduje się przechowywanie ich przez 20 lat od ostatniego wpisu. Dokumenty związane z podatkami, faktury, deklaracje podatkowe powinny być zazwyczaj składowane przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, do którego się odnoszą. Archiwizowanie akt osobowych pracowników musi więc przebiegać według planu. Nie można sobie pozwolić na zaniedbanie tej kwestii.
Archiwizacja akt osobowych pracowników zwolnionych
Przez określony czas należy przechowywać nie tylko dokumenty dotyczące zatrudnionych, ale również zwolnionych osób. Jest to jeden z powodów, dla których warto zadbać uporządkowanie akt. W przejrzystym archiwum łatwo znaleźć informacje, które są potrzebne w danej chwili. Bez trudu również można wytypować dokumenty przeznaczone do utylizacji. Archiwizacja akt osobowych pracowników zwolnionych jest niezwykle istotna, aby zachować porządek w firmie. Regularne porządkowanie zbiorów chroni przed ewentualnymi problemami wynikającymi z nieprzestrzegania przepisów.
Archiwizowanie akt osobowych pracowników
Warto zadbać o to, aby wszystkie kwestie związane z archiwizacją danych pracowników zostały dopilnowane. Najlepiej skontaktować się z profesjonalną firmą, która wypracowała odpowiednie procedury w tym zakresie. Dzięki temu można uzyskać pewność, że archiwizacja akt osobowych będzie przebiegać zgodnie z planem. W Destroy & Recycling porządkujemy archiwum w kilku krokach. Na początku dokumenty segregowane są w zespoły i komórki organizacyjne oraz kwalifikowane do kategorii A lub B. Następnie dokumentacja jest formowana chronologicznie i tematyczne, co pozwala na jej klasyfikację w układzie rzeczowym. Dokumenty są opisywane nazwą instytucji i komórki. Pojawia się na nich także znak i tytuł akt.
Sklasyfikowane akta pakowane są do specjalnych pudeł. Sporządzana jest również ich papierowa i elektroniczna ewidencja. W ramach archiwizacji określany jest także wymagany czas składowania akt, co pozwala na planowe ich zniszczenie w odpowiednim momencie. Na samym końcu dokumenty, których czas przechowywania minął, są utylizowane. Wszystko odbywa się zgodnie z normą ISO 21964. Poza usługą archiwizacji oferujemy również przechowywanie dokumentów w specjalnie chronionych i doskonale do tego przystosowanych obiektach. Wszystkie czynności wykonywane są przez profesjonalny, doskonale wyszkolony zespół z zachowaniem wszelkich norm bezpieczeństwa. Każda zatrudniona w naszej firmie osoba posiada zaświadczenie o niekaralności i zobowiązana jest do przestrzegania tajemnicy służbowej. Wejdź na stronę Destroy & Recycling, aby dowiedzieć się więcej na temat usług realizowanych przez naszą firmę. Warto z nich skorzystać, szczególnie jeśli zbiory są wyjątkowo obszerne.